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Voyager en sécurité


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Que ce soit pour affaires ou pour loisirs, voyager comporte une certaine part de risque. Ce risque ne se limite pas aux événements médiatiques (terrorisme, catastrophes naturelles, troubles géo-politques, etc). Au contraire, les risques les plus communs sont ceux qui passent innaperçus. Maladie, petite criminalité, accidents de la route ou encore perte et vol de passeport sont ceux auxquels chaque voyageur est régulièrement exposé. 

Selon une étude Ipsos MORI, 80% des entreprises sondées ont du modifier leurs projets de voyage suite à une menace de santé ou de sécurité en 2016. Ces quelques notions de base vous aideront à planifier vos voyages en conséquence.




Prendre le risque en compte dans votre stratégie voyage

 

Chaque entreprise a un devoir de diligence envers ses employés. Il est indispensable d’intégrer les notions de sûreté, santé et sécurité dans votre stratégie voyage. Pour une meilleure efficacité, il convient d’impliquer un maximum de participants dans cette étude. Idéalement la direction, la RH, les finances, les voyageurs doivent prendre part à cette concertation. Leur point de vue respectif rendra l’étude plus complète et son application plus concrète. L’objectif de ce tour de table est de s’accorder sur un niveau de risque acceptable et de s’assurer de disposer des moyens nécessaires pour assurer le bien-être des voyageurs en mission. 

Être bien informé

 

Un voyageur averti en vaut deux! Un bon trip brief doit inclure les informations relatives aux conditions d’entrée (visa, passeport, etc.), les éventuelles recommandations sanitaires (vaccins, médicaments conseillés ou proscrits) et surtout les avertissements de sécurité (niveau de risque et avis de voyage) pour chaque pays à visiter. Le profil démographique des voyageurs est aussi à prendre en compte. En effet, les critères d’âge peuvent influencer la sensibilité à certains virus ou maladies, de même que les femmes peuvent être sujettes à d’avantage de risques que leurs homologues masculins. 

Localiser les voyageurs

 

Savoir qui se trouve où et quand est essentiel pour s’assurer du bien-être de chaque voyageur. L’idéal est de disposer d’un système de géolocalisation spécialement conçu à cet effet. Un mapping en temps réel des voyageurs réduit le temps de réaction et améliore l’assistance aux voyageurs en cas d’urgence. Si vous n’avez pas accès à ce genre de services, d’autres méthodes peuvent aider à suivre l’évolution des voyages en cours. Encourager les voyageurs à partager leurs itinéraires ou à signaler leur position périodiquement peut aussi aider à les situer en cas de besoin. 

Être prêt à réagir en cas de besoin

 

Même si la majorité des voyages se passe sans accroc, savoir comment s’y prendre en situation de détresse est inévitable. Sensibiliser les voyageurs au comportement à adopter en cas de menace peut leur éviter le pire. Quelques notions de sécurité de base peuvent faire la différence le moment venu. Le management de l’entreprise aussi doit être préparé à ce genre d’éventualité. Il en va de leur responsabilité de s’assurer d’avoir les outils et les moyens adaptés pour assurer la sûreté de leurs employés en déplacement.


En résumé, on ne peut pas prévoir l’imprévisible mais on peut s’y préparer. Il ne faut pas attendre qu’une situation délicate se produise pour se demander ce qui aurait pu être fait pour l’éviter. En agissant préventivement, bon nombre de situations peuvent être évitées ou maîtrisées rapidement. Une approche proactive réduira l’exposition des voyageurs aux risques et permettra un meilleur suivi en cas de besoin. 

L’art du bleisure


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Le bleisure est une tendance de plus en plus populaire! Loin d’être une nouveauté, cette pratique se résume à s’accorder un peu de temps libre au cours d’un déplacement professionnel pour profiter des charmes de la destination visitée à des fins personnelles. Traditionnellement tolérée pour les hauts responsables, cette tendance se démocratise et s’étend à présent à tous les profils de voyageurs. Au cours d’une étude menée l’année dernière, près de 40% des voyageurs sondés ont reconnu avoir prolongé volontairement au moins un déplacement professionnel pour des raisons de loisirs. A première vue cette pratique peut sembler à l’avantage exclusif des voyageurs. Pourtant, une fois bien déployé, ce procédé peut devenir un véritable moteur de performance pour l’entreprise. Voici conseils et astuces pour éviter les dérives et mettre en avant les bienfaits du bleisure dans votre stratégie voyage. 




Prendre position

 

Quelle que soit la ligne de conduite que vous souhaitez adopter, il est important de communiquer clairement votre position en la matière. Il y a trois attitudes possibles vis-à-vis du bleisure: l’interdire, l’ignorer ou l’autoriser. Des trois, l’ignorer, ou laisser chacun agir à sa guise, est de loin la moins recommandée. Cela entraîne inévitablement des dérives et risque de détourner le voyageur de sa mission. L’interdire a le mérite d’être clair mais peut nuire aux deux parties. La réussite d’une stratégie voyage implique un respect mutuel entre voyageur et management. Or, priver les voyageurs d’un moment de détente projette une image négative sur la politique sociale de l’entreprise. Finalement, l’autoriser est une chose mais encore faut-il l’encadrer correctement. Permettre à son personnel de joindre l’utile à l’agréable est une démarche honorable mais cela nécessite quelques règles pour éviter un possible retour de flamme.

Assurer la transparence

 

Toujours dans la perspective du respect mutuel entre voyageur et employeur, il convient d’établir clairement la limite entre activités privées et professionnelles. Cela permet d’une part à l’employeur de s’assurer que le voyage reste bien justifié par une mission professionnelle et d’autre part cela permet au voyageur de discerner sa disponibilité professionnelle de son temps libre. Ce partage entre activités profesionnelles et privées prend aussi son importance en matière de responsabilité. Un voyageur envoyé à l’étranger par son employeur reste sous la responsabilité juridique de ce dernier jusqu’à son retour. Il est vivement recommandé de consulter assureur et ressources humaines pour délimiter la part de responsabilité des deux parties dans le cas de voyages à usage à la fois privé et professionnel.

Réduire les coûts

 

A priori, prolonger un voyage plus que nécessaire semble à contre-courant des mesures de réduction des coûts. Pas tout à fait… Paradoxalement, le bleisure peut devenir une source d’économies. La partie privée du voyage est par nature plus flexible que la professionnelle. Cela élargi considérablement le choix de prix pour la billeterie. De plus, bon nombre de billets discount imposent la saturday night rule. Simplement repousser son retour du vendredi au dimanche peut réduire le prix du billet jusqu’à 60%. En hôtellerie aussi les opportunités d’économies existent. La plupart des hôtels à vocation business font des offres de type « Buy 3 Stay 4″, « 3-4-2″, etc. à qui souhaite séjourner le week-end. Certaines compagnies aériennes s’intéressent aussi à ce phénomène. Singapore Airlines, entre autres, proposent des packages stop-over gratuits ou à prix dérisoire. Tout ça sans même parler des occasions de dépenser les points de fidélité accumulés auprès des transporteurs et hôteliers!

Renforcer l’aspect social

 

Voyager régulièrement peut être affaiblissant pour les voyageurs, avec des conséquences autant sur leur vie privée que professionnelle. Le bleisure permet d’inverser la vapeur et d’ajouter une statisfaction personnelle aux voyages. Imaginez-vous passer 3 jours intenses pour un salon international à Delhi au milieu de centaines d’invités, dans un hôtel loin en dessous de vos standards habituels et à peine 72 heures pour vous accoutumer de l’ambiance locale et du décalage horaire. Difficile de se réjouir à l’idée de recommencer la semaine suivante dans une autre destination. Et pourtant, ajoutez-y une visite nocturne du Delhi historique par un guide privé un soir après votre journée de travail et le tableau s’éclaircit déjà. Complétez ensuite avec une escale à Dubai sur le retour dans un golf resort de premier choix et voilà maintenant un voyage pour lequel vous vous réjouissez et durant lequel vous serez bien plus productif.


En résumé, le bleisure peut être un véritable levier de performance pour votre activité. Une fois quelques règles fixées, les avantages profitent autant aux voyageurs qu’à votre entreprise. Il contribue à développer une culture voyage positive et à augmenter le rendement de vos employés en déplacement. Côté voyageur, cela permet de relâcher la pression et d’ajouter une satisfaction personnelle aux voyages professionnels. L’impact financier est raisonnable et le retour sur investissement rapidement appréciable.  En somme, une fois bien encadré, c’est un excellent outil à intégrer dans votre stratégie voyage. 


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