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Les 4 C du travel management


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Un travel management efficace doit être adapté à la taille, à la culture et au domaine d’activité de l’entreprise concernée. S’inspirer ou répliquer la stratégie d’une autre organisation est un choix très risqué. La nature des destinations, la sensibilité aux coûts et la fréquence des voyages varient inévitablement d’une entreprise à l’autre. Il est donc nécessaire de développer une stratégie voyage propre à votre activité. Bien que chaque méthode soit différente, les principes de base pour démarrer n’en restent pas moins identiques. Voici ci-dessous un aperçu des points-clés à prendre en compte pour commencer votre approche voyage sur de bonnes bases.


Coûts L’objectif du travel management en matière de dépenses est double. Il doit permettre à la fois de réduire les coûts et de maintenir des standards de qualité favorables à un environnement de travail productif. Les méthodes pour y arriver sont uniques à chaque entreprise selon leurs besoins et leurs moyens spécifiques. Néanmoins les principes de base sont applicables à toute organisation. Une approche budgétaire trop ferme et trop restrictive sera toujours contre-productive. De même qu’une approche trop souple et trop permissive mènera à des dépenses déraisonnées. Il convient de fixer quelques règles internes pour trouver un équilibre qualité-prix qui convienne autant aux voyageurs qu’au management. 

Culture Développer et promouvoir une culture voyage positive est essentiel. Être appelé à voyager doit être perçu comme un gage de confiance et de reconnaissance, pas comme une contrainte. Une approche budgétaire sociable et valorisante envers les voyageurs contribuera à renforcer cette culture positive. En se sentant valorisé et apprécié, le voyageur sera d’autant plus dévoué à sa mission à l’étranger. Réciproquement, un voyageur reconnaissant sera plus attaché à son entreprise et plus investi dans la pérénité de sa stratégie voyage.

Contrôle Un suivi régulier des dépenses et de la satisfaction des voyageurs est incontournable pour un travel management réussi. Un passage en revue des dernières dépenses permet à la fois d’évaluer l’efficacité du système et de remédier à ses éventuelles faiblesses. Les conditions de voyage doivent aussi être régulièrement vérifiées. Un voyageur satisfait n’en sera que plus productif et plus motivé pour ses prochains déplacements.

Communication Un voyageur bien informé sur les raisons qui justifient les choix de l’entreprise dans l’élaboration de la stratégie voyage sera plus impliqué dans le succès de cette dernière. Une bonne communication en interne entraîne une meilleure collaboration des voyageurs et améliore le respect des procédures.

En résumé, intégrer ces 4 pillers dans votre stratégie voyage la rendra plus performante et assurera sa durabilité. Chaque point doit être abordé selon les spécificités de l’entreprise et de ses voyageurs. Il convient aussi de garder une certaine flexibilité vis-à-vis de ces mesures, de façon à pouvoir s’adapter facilement aux changements internes de votre entreprise et aux nouveautés de l’industrie du voyage.

L’art du bleisure


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Le bleisure est une tendance de plus en plus populaire! Loin d’être une nouveauté, cette pratique se résume à s’accorder un peu de temps libre au cours d’un déplacement professionnel pour profiter des charmes de la destination visitée à des fins personnelles. Traditionnellement tolérée pour les hauts responsables, cette tendance se démocratise et s’étend à présent à tous les profils de voyageurs. Au cours d’une étude menée l’année dernière, près de 40% des voyageurs sondés ont reconnu avoir prolongé volontairement au moins un déplacement professionnel pour des raisons de loisirs. A première vue cette pratique peut sembler à l’avantage exclusif des voyageurs. Pourtant, une fois bien déployé, ce procédé peut devenir un véritable moteur de performance pour l’entreprise. Voici conseils et astuces pour éviter les dérives et mettre en avant les bienfaits du bleisure dans votre stratégie voyage. 




Prendre position

 

Quelle que soit la ligne de conduite que vous souhaitez adopter, il est important de communiquer clairement votre position en la matière. Il y a trois attitudes possibles vis-à-vis du bleisure: l’interdire, l’ignorer ou l’autoriser. Des trois, l’ignorer, ou laisser chacun agir à sa guise, est de loin la moins recommandée. Cela entraîne inévitablement des dérives et risque de détourner le voyageur de sa mission. L’interdire a le mérite d’être clair mais peut nuire aux deux parties. La réussite d’une stratégie voyage implique un respect mutuel entre voyageur et management. Or, priver les voyageurs d’un moment de détente projette une image négative sur la politique sociale de l’entreprise. Finalement, l’autoriser est une chose mais encore faut-il l’encadrer correctement. Permettre à son personnel de joindre l’utile à l’agréable est une démarche honorable mais cela nécessite quelques règles pour éviter un possible retour de flamme.

Assurer la transparence

 

Toujours dans la perspective du respect mutuel entre voyageur et employeur, il convient d’établir clairement la limite entre activités privées et professionnelles. Cela permet d’une part à l’employeur de s’assurer que le voyage reste bien justifié par une mission professionnelle et d’autre part cela permet au voyageur de discerner sa disponibilité professionnelle de son temps libre. Ce partage entre activités profesionnelles et privées prend aussi son importance en matière de responsabilité. Un voyageur envoyé à l’étranger par son employeur reste sous la responsabilité juridique de ce dernier jusqu’à son retour. Il est vivement recommandé de consulter assureur et ressources humaines pour délimiter la part de responsabilité des deux parties dans le cas de voyages à usage à la fois privé et professionnel.

Réduire les coûts

 

A priori, prolonger un voyage plus que nécessaire semble à contre-courant des mesures de réduction des coûts. Pas tout à fait… Paradoxalement, le bleisure peut devenir une source d’économies. La partie privée du voyage est par nature plus flexible que la professionnelle. Cela élargi considérablement le choix de prix pour la billeterie. De plus, bon nombre de billets discount imposent la saturday night rule. Simplement repousser son retour du vendredi au dimanche peut réduire le prix du billet jusqu’à 60%. En hôtellerie aussi les opportunités d’économies existent. La plupart des hôtels à vocation business font des offres de type « Buy 3 Stay 4″, « 3-4-2″, etc. à qui souhaite séjourner le week-end. Certaines compagnies aériennes s’intéressent aussi à ce phénomène. Singapore Airlines, entre autres, proposent des packages stop-over gratuits ou à prix dérisoire. Tout ça sans même parler des occasions de dépenser les points de fidélité accumulés auprès des transporteurs et hôteliers!

Renforcer l’aspect social

 

Voyager régulièrement peut être affaiblissant pour les voyageurs, avec des conséquences autant sur leur vie privée que professionnelle. Le bleisure permet d’inverser la vapeur et d’ajouter une statisfaction personnelle aux voyages. Imaginez-vous passer 3 jours intenses pour un salon international à Delhi au milieu de centaines d’invités, dans un hôtel loin en dessous de vos standards habituels et à peine 72 heures pour vous accoutumer de l’ambiance locale et du décalage horaire. Difficile de se réjouir à l’idée de recommencer la semaine suivante dans une autre destination. Et pourtant, ajoutez-y une visite nocturne du Delhi historique par un guide privé un soir après votre journée de travail et le tableau s’éclaircit déjà. Complétez ensuite avec une escale à Dubai sur le retour dans un golf resort de premier choix et voilà maintenant un voyage pour lequel vous vous réjouissez et durant lequel vous serez bien plus productif.


En résumé, le bleisure peut être un véritable levier de performance pour votre activité. Une fois quelques règles fixées, les avantages profitent autant aux voyageurs qu’à votre entreprise. Il contribue à développer une culture voyage positive et à augmenter le rendement de vos employés en déplacement. Côté voyageur, cela permet de relâcher la pression et d’ajouter une satisfaction personnelle aux voyages professionnels. L’impact financier est raisonnable et le retour sur investissement rapidement appréciable.  En somme, une fois bien encadré, c’est un excellent outil à intégrer dans votre stratégie voyage. 


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